www.soviamore.blogspot.com

DASAR-DASAR PUBLIC RELATIONS[1]

            Dalam dunia Public Relations (PR), terdapat beberapa kasus yang pernah muncul dan dihadapi oleh perusahaan-perusahaan. Contoh kasus tersebut antara lain:

•      Produk makanan yang disinyalir berbahan tidak halal

•      Produk rorok yang diduga hasil penjualannya untuk disumbangkan ke penganut agama tertentu

•      Kasus Citibank (tewasnya nasabah di kantor Citibank dan penggelapan uang)

•      Pendaratan mendadak Singapore Airlines di Hongkong dan Garuda Indonesia di Solo

•      Update status Brand Wafer di facebook

Kasus tersebut memperlihatkan betapa pentingnya peran humas bagi suatu perusahaan. Humas yang menentukan, apakah citra perusahaan itu baik di masyarakat, atau justru buruk. Humas sebetulnya sudah ada sejak jaman dulu, bahkan pada saat peradaban kuno. Adapun sejarah terbentuknya Humas di perusahaan antara lain melalui beberapa tahapan, antara lain:

1.      Zaman peradaban kuno: Sumeria, Babylonia, Assyria menggunakan puisi dan tulisan untuk memperlihatkan kemampuan mereka dalam perang dan politik

2.      Zaman Romawi dan Mesir kuno: menggunakan laporan dan tulisan untuk mencapai tujuan politik tertentu

Jadi pada jaman dahulu, PR digunakan sebagai cara untuk mencitrakan seorang pejuang atau raja.

3.      Abad ke-17: ada kebutuhan akan pihak ke-3 untuk memfasilitasi komunikasi antara pemerintah dengan rakyatnya
Dewan Nasional Perancis mendirikan Kementerian Propaganda yang bertujuan untuk memenangkan revolusi

4. Abad XIX: perkembangan PR mulai pesat, ditandai dengan dibangunnya biro pers di perusahaan-perusahaan Amerika Serikat untuk penyebaran berita tentang perusahaan tersebut
5. Tahun 1900’an: PR berkembang dari agen pers perseorangan dan penerbit menjadi firma konsultasi yang menawarkan jasa pelayanan sebagai ahli di bidang PR
   Perusahaan publisitas yang pertama berdiri adalah Biro Publisitas yang didirikan di Boston tahun 1900. Dekade awal 1900’an mulai muncul departemen Humas di beberapa kantor
6. Tahun 1970’an: hampir semua kantor non-komersil memiliki bagian PR yang bertugas untuk membantu organisasi dalam membangun kepedulian masyarakat, meningkatkan pendapatan, mempengaruhi pembuatan undang-undang, dsb

PR merupakan salah satu karya publisistik. Pengertian publisistik itu sendiri adalah “Ilmu pengetahuan yang mempelajari pernyataan antarmanusia yang umum lagi aktual, dan bertugas menyelidiki secara ilmiah pengaruh pernyataan itu dari mulai ditimbulkan orang sampai tersiar dalam pers, radio, dsb, serta akibatnya kepada si penerima pernyataan itu”. Menurut Adinegoro, “Publisistik adalah ilmu pengetahuan tentang ihwal pernyataan antarmanusia yang umum lagi aktual”. Sedangkan yang dimaksud dengan pernyataan manusia yaitu penyampaian pernyataan dari seseorang atau banyak orang kepada orang lain atau sekelompok orang.  Yang dimaksud dengan pernyataan yaitu pendapat atau salah satu hasil pemikiran yang dapat disampaikan kepada orang lain. Sifat pernyataan yaitu umum, berlaku untuk orang banyak, atau menyangkut kepentingan umum. Keadaan pernyataan itu haruslah aktual, di mana merupakan hal yang baru atau mutakhir dan hangat dibicarakan orang. Pendapat lain mengenai pernyataan manusia disampaikan oleh Carl I. Hovland.

Menurut Hovland, “Pernyataan antarmanusia yaitu proses di mana seorang insan menyampaikan rangsangan (biasanya berupa lambang-lambang berbentuk kata-kata) untuk mengubah tingkah laku insan-insan lainnya”. Jadi pernyataan antar manusia mencakup berpindahnya suatu pesan atau pendapat dari seseorang atau sekelompok orang kepada orang lain atau kelompok lain. Unsur-unsur yang terlibat dlm proses pertukaran pernyataan antarmanusia dalam ranah Publisistik antara lain:

•      Sumber, yaitu segala sesuatu yang ada di alam semesta, baik berupa data, fakta, maupun peristiwa yang terjadi

•      Komunikator, yaitu orang atau orang-orang, lembaga, organisasi, atau badan tertentu yang menyampaikan pernyataan atau pendapat, gagasan, dan buah pikirannya

•      Pesan atau pernyataan, yaitu pendapat atau pesan komunikator terhadap sumber yang dilihat, didengar, atau dialaminya. Atau hasil produksi atau pengolahan terhadap sumber yang dilakukan oleh otak komunikator
Pernyataan bisa berbentuk tertulis (misalnya surat atau berita tercetak), lisan (ucapan, pidato, kampanye), tarian, lagu, bunyi-bunyian  (musik, genderang, kentongan), gerakan massal (pawai, karnaval, demonstrasi)

•      Media, yaitu sarana yang dipergunakan untuk menyalurkan pernyataan dari satu orang ke orang lain

•      Tujuan, yaitu sasaran yang hendak dicapai oleh komunikator, atau cita-cita, keinginan komunikator dalam hal menyampaikan pendapatnya

•      Komunikan, yaitu orang, banyak orang, organisasi, badan, atau lembaga yang menerima pernyataan atau pesan yang disampaikan komunikator

•      Efek, yaitu akibat yang timbul pada diri komunikan atas tujuan komunikasi yang dilancarkan komunikator

KARYA PUBLISISTIK

Karya publisistik merupakan bentuk-bentuk pernyataan atau pesan yang diramu dan diolah menjadi suatu pengetahuan terapan atau kejuruan yang dipraktekkan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari. Jenis-jenis karya pubisistik antara lain:

•      Jurnalistik, yaitu pengetahuan yang mempelajari keterampilan dalam berkomunikasi melalui teknik pencatatan peristiwa sehari-hari (jurnal)

•      Public Relations, yaitu pengetahuan yang mempelajari keterampilan dalam berkomunikasi untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara seseorang atau lembaga dengan publiknya

•      Penerangan, yaitu suatu pengetahuan yang mempelajari keterampilan dalam berkomunikasi untuk tujuan menjelaskan sesuatu yang sudah diketahui tapi belum dipahami faedah dan penggunaannya

•      Propaganda, yaitu suatu pengetahuan yang mempelajari keterampilan berkomunikasi untuk mempengaruhi orang lain melalui sifat kejiwaannya agar orang lain itu menerima gagasannya secara sugestif

•      Dakwah, yaitu pengetahuan yang mempelajari keterampilan dalam berkomunikasi dg tujuan mengajak atau merayu orang lain ke jalan yang benar menurut agama (Islam)

•      Indoktrinasi, yaitu pengetahuan yang mempelajari keterampilan dalam berkomunikasi untuk tujuan meyakinkan suatu kebenaran kepada yang belum meyakininya

•      Pendidikan, yaitu pengetahuan yang mempelajari keterampilan dalam berkomunikasi untuk tujuan memberitahukan dan menjelaskan hal-hal yang belum diketahui kebenaran dan manfaatnya.

 KONSEPTUALISASI PUBLIC RELATIONS

1. Public

Public merupakan pengelompokkan yang tidak memiliki struktur, dalam arti tidak mempunyai hierarki, peran sosial, norma tertentu, dengan penekanan pada adanya minat dan perhatian bersama terhadap sesuatu hal. Publik tidak terikat oleh suatu struktur, tidak terdapat pada suatu rangkaian khusus, tidak memiliki hubungan satu sama lain tetapi mereka memiliki minat dan kepentingan yang sama. Dengan kata lain, publik bermakna himpunan atau kumpulan orang-orang dan lembaga atau organisasi yang berkepentingan serta berada di sekitar badan atau perusahaan di mana organisasi itu berada. Publik mencakup mereka yang ada baik di dalam maupun di luar perusahaan yang dimaksud. Oleh karenanya publik ada 2 macam: publik intern dan publik ekstern. 

Publik intern terdiri atas:

•      Para pegawai dari perusahaan/organisasi/badan/instansi, dan lazim disebut employee public

•      Serikat buruh atau karyawan yang hidup dan berkembang dalam perusahaan/organisasi

•      Para pemegang saham perusahaan atau disebut stockholder public

Publik ekstern terdiri atas:

•      Orang-orang/penduduk yang tinggal di sekitar daerah di mana perusahaan/organiasasi itu berada atau disebut community public

•      Para langganan atau relasi perusahaan atau disebut customary public

•      Para pemasok bahan baku dan penyalur hasil produksi dari perusahaan atau disebut supplier public

•      Para pembeli atau pemakai barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, disebut cunsumer public

•      Para opinion leaders atau orang-orang yang berpangaruh di kalangan masyarakat

•      Organisasi masyarakat yang mempunyai kepentingan atau keterkaitan usaha dengan perusahaan

•      Khalayak ramai atau general public yang berkepentingan dan bersimpati terhadap usaha perusahaan, organisasi/badan

2. Relations

Hakikatnya relations adalah kegiatan membentuk suatu pertalian relasi atau menjalin hubungan satu sama lain. Secara teknis, relations berarti komunikasi dalam menciptakan hubungan yang harmonis di antara dua pihak, di mana satu dengan yang lain sama-sama memperoleh keuntungan sehingga terikat dalam suatu hubungan kefamilian yang akrab.

3. Opini Publik

Pada umumnya orang akan membicarakan suatu persoalan atau isu yang dianggapnya  baru dan tidak biasa tanpa  acara, waktu, dan tempat. Percakapan tersebut biasanya meningkat kepada pertukaran pendapat dan bahkan perdebatan yang makin lama makin terkonsolidasi dengan jelas sehingga terwujud suatu penilaian terhadap isu dan didukung oleh sebagian besar orang yang memperdebatkannya.

Dasar pembentukan opini publik adalah penilaian sosial (social judgement). Social judgement mnr. Cyde L.King yaitu “suatu bentuk penilaian mengenai suatu persoalan aktual yang diperdebatkan dan kemudian didukung oleh sebagian orang-orang yang memperdebatkannya”. Penilaian sosial berdasarkan pada proses pertukaran pikiran yang sadar dan rasional oleh publiknya itulah yang disebut sebagai opini publik. Sedangkan William Albig berpendapat bahwa opini publik adalah hasil dari interaksi antar individu dalam kelompok apa saja. Opini publik timbul dari interaksi antar manusia yang masing-masing mengemukakan pendapatnya, diteruskan dengan perdebatan yang melahirkan penilaian tertentu atau kata sepakat. Key words: ada minat dan kepentingan bersama akan sesuatu hal.  Jenis pengaruh dan sifat opini publik antara lain:

•      Dapat memperkuat Undang-Undang  atau peraturan-peraturan

•      Merupakan pendukung moral dalam masyarakat

•      Merupakan pendukung eksistensi lembaga sosial

DEFINISI PUBLIC RELATIONS

            Definisi Public Relations menurut beberapa ahli antara lain:

•      J.C. Seidel:

PR adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh jasa baik dan pengertian dari para langganannya, pegawai-pegawainya, dan publik pada umumnya (ke dalam: mengadakan analisa dan koreksi diri, ke luar: mengadakan pernyataan yang berarti dan menguntungkan)

•      Howard Bonham:

PR merupakan suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperbesar kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi

Karakteristik Public Relations antara lain:

•      Ada interaksi yang bersifat timbal balik (take and give) antara lembaga dengan publiknya

•      Terjadi suatu pengertian bersama dalam meraih kepentingan bersama

•      Merupakan usaha atau fungsi manajemen

•      Digunakan sebagai cara untuk “memperkenalkan diri”

•      Mencapai/memperoleh kepercayaan atau penghargaan dari publik

•      Mewujudkan hubungan yang harmonis antara perusahaan/lembada dengan publiknya

•      Bagi publik intern, PR bertujuan untuk mencapai efisiensi kerja

 KEGIATAN PUBLIC RELATIONS

Inti tugas Public Relations adalah SINKRONISASI antara INFORMASI dari perusahaan dengan REAKSI dan TANGGAPAN publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dengan publik. Public Relations terbagi menjadi dua macam, internal public relations dan external public relations. Internal PR adalah PR yang menjalankan fungsi sebagai liaison di internal organisasi/perusahaan. Target internal PR adalah suasana dalam organisasi/perusahaan itu sendiri, terutama susasana di antara para karyawannya yang memiliki hubungan langsung dengan perkembangan organiasasi/perusahaan. Kegiatan internal PR diperlukan untuk:

-          Memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya

-          Menciptakan komunikasi yang akrab dan tidak kaku di antara bawahan dan atasan

-          Meyakinkan para karyawan akan rasa tanggung jawab terhadap perusahaan/organisasi

KEGIATAN INTERNAL PUBLIC RELATIONS

•      Pengumuman-pengumuman

Melalui papan pengumuman, internal PR melakukan beberapa kegiatan antara lain:
-           mengumumkan setiap program kerja atau kebijakan pimpinan
-           mengumumkan hasil-hasil yang telah dicapai perusahaan
-           memberitahukan adanya acara tertentu di organisasi/perusahaan
Hal-hal yang diutarakan melalui papan pengumuman adalah peristiwa yang bersifat insidental saja dan dianggap perlu untuk diketahui oleh publik intern.

•      Buku pegangan pegawai

Berisi program kerja secara rinci. Di dalamnya dijelaskan secara rinci mengenai:

-          tujuan pokok organisasi/perusahaan

-          kebijaksanaan pimpinan untuk mencapai tujuan

-          pembagian kerja tiap sektor usaha dalam perusahaan

-          petunjuk serta kewajiban bagi masing-masing pegawai

•      Kontak pribadi

Menjalin komunikasi antarpegawai, baik vertikal maupun horisontal. Hal ini dilakukan apabila ada kegiatan yang perlu disampaikan atau rapat, pertemuan penting, maupun hal-hal lain yang dilakukan para karyawan perusahaan

•      Kotak suara

Membuat kotak suara yang bertujuan untuk menampung pendapat atau inspirasi para pegawai yang tidak berani mengemukakan pendapat dalam forum pertemuan

•      Pertemuan Berkala

Membicarakan mengenai hal-hal yang bersifat operasional, seperti:

-atasan mengemukakan kebijaksanaannya

-para pegawai memberi tanggapan atas kebijaksanaan atasan

-memberikan rencana dan laporan kegiatan kerja

-mengevaluasi hasil kerja

•      Menyelenggarakan pertemuan dengan pemegang saham

•      Mengadakan acara sebagai hiburan dan dharmawisata

•      Olah raga

Internal membentuk tim olah raga serta menyediakan perlengkapannya. Tujuannya untuk mendapatkan efek keakraban sekaligus membawa nama organisasi/perusahaan ke tengah masyarakat. Secara tidak langsung kegiatan olah raga menjadi sarana promosi dan memperluas publik ekstern perusahaan

•      Study tour dan pelatihan

Berguna untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan para pegawai perusahaan.
Study tour dalam hal ini bentuknya semacam peninjauan ke perusahaan yang lebih tinggi mutu operasionalnya

•      Hadiah dan penghargaan

Memberikan hadiah dan penghargaan bagi pegawai yang berprestasi maupun yang dianggap berjasa bagi organisasi

•      Memperhatikan sarana/fasilitas bagi karyawan/anggota organisasi, seperti klinik, tempat ibadah, tempat pendidikan

•      Pelatihan dan manajemen

Memberikan pelatihan pada karyawan, memberi saran untuk membentuk iklim yang tepat pada sebuah organisasi atau cara menangani penyelidikan, mengkoordinasikan orang dengan berbagai keahlian dan latar belakang sehingga membuat program bisa dijalankan

KEGIATAN EKSTERNAL PUBLIC RELATIONS

1. Penulisan
   Membuat siaran pers yang ditujukan pada media umum dan menulis draft untuk media khusus, brosur, poster, katalog pameran dagang dan bahan lain yang akan didistribusikan kepada publik
2. Penyuntingan
   Merevisi dan memeriksa naskah pidato, majalah perusahaan, neswletter, dan buletin elektronik yang diperuntukan bagi eksternal publik
3. Penempatan relasi media

Menjadi klien media cetak dan media elektronik; menyelenggarakan book tour untuk para penulis, berbicara dengan para host di media elektronik untuk wawancara; mengkoordinasikan liputan media

4. Special events

Mengorganisasikan events media, seperti dalam ulang tahun organisasi, pembukaan program baru, sumbangan dana, mensponsori kegiatan, atau acara-acara yang diselenggarakan organisasi/perusahaan

5. Pidato
   menulis dan menyampaikan pidato pada berbagai kelompok atas nama organisasi/perusahaan
6. Produksi
   bekerja bersama desainer, penata huruf, pencetak atau produser film dan televisi untuk membuat materi yang akan disajikan dalam bentuk cetakan atau visual
7. Penelitian
   mengevaluasi program, mengembangkan kuesioner untuk survei, melakukan analisis isi liputan media atas satu peristiwa atau isu, melakukan ‘analisis iklim’ sebuah organisasi untuk menemukan apa yang dipikirkan karyawan
8. Pemrograman dan konseling

Menyusun rencana untuk klien atau bagian PR, memberi saran cara menangani peristiwa tertentu atau membatasi/mengimbangi publisitas negatif bila diperlukan

BENTUK EKSTERNAL PUBLIC RELATIONS

a. Publisitas

Merupakan komunikasi kepada publik melalui media massa atau langsung secara face to face dan tidak memerlukan suatu bayaran. Publisitas dibuat dalam bentuk berita berdasarkan keinginan seseorang atau badan (perusahaan) untuk memberitahukan kegiatan usahanya
Publisitas mengandung unsur berita dan iklan. Naskah publisitas antara lain:

•      Headline
Merupakan intisari atau judul berita, disusun berdasarkan beberapa ketentuan yang bisa menarik perhatian pembaca atau pendengar. Bentuk-bentuk headline:

-Banner headline (sangat penting): dibuat dengan jenis dan ukuran huruf yang mencerminkan sifat gagah dan kuat (huruf tebal dan besar)

-Spread headline (cukup penting): lebih kecil dari banner headline

-Secondary headline (kurang penting): menduduki tiga atau empat kolom surat kabar

-Subordinated headline: hanya membutuhkan satu kolom surat kabar saja, dengan ukuran huruf yang kecil

b. Periklanan

Periklanan menurut Schinler: “Periklanan adalah salah satu metode untuk memperkenalkan barang, jasa, gagasan kepada publik”. Jadi periklanan berfungsi untuk:

-          Memperkenalkan keberadaan perusahaan/organisasi

-          Menawarkan output/produk yang dihasilkan perusahaan/organisasi

Periklanan terkait dengan dua bidang kehidupan:

1. Ekonomi: merupakan salah satu upaya marketing yang strategis dan merupakan suatu ketentuan menarik yang ditujukan kepada kelompok pembeli tertentu, dilaksanakan oleh produsen atau pedagang agar dapat mempengaruhi penjualan barang atau jasa ke arah yang menguntungkan
2. Komunikasi: merupakan proses atau kegiatan komunikasi yang melibatkan pihak sponsor (pemasang iklan), media massa, dan agen periklanan

Bentuk-bentuk periklanan:

1.      Price advertising

  Menarik minat konsumen dan mempengaruhinya dengan cara mencantumkan harga   yang lebih rendah dari harga saingannya

2.      Quality advertising

Menonjolkan mutu produk dibandingkan nama perusahaan

3.      Brand advertising

Menonjolkan merk atau nama perusahaan

4.      Prestige advertising

Menonjolkan penggunaan barang oleh orang-orang penting, pengusaha, instansi, lembaga internasional yang terkenal.

5.      Periklanan advokasi

Memberikan penjelasan mengenai posisi perusahaan dalam persoalan yang aktual

6.      Periklanan pioneering

Digunakan untuk memberitahukan tentang perusahaan apa, apa yang dihasilkan, dan di mana lokasinya

7.      Periklanan kompetitif institusional

Mengemukakan kelebihan mutu kinerja perusahaan dalam menghasilkan mutu produknya dibandingkan perusahaan lain

Jenis-jenis iklan:

•      Iklan nasional

•      Iklan industri

•      Iklan perdagangan

•      Iklan profesi

•      Iklan ide (gagasan)

•      Iklan pertanian

•      Iklan klasifikasi

Keuntungan periklanan:

•      Bisa ditentukan waktunya yang tepat

•      Besarnya ruagan atau waktu yang digunakan secara pasti bisa direncanakan

•      Media komunikasi yang digunakan bisa dipilihkan pada media yang memiliki oplah terbesar

•      Sebelum disiarkan, bisa diadakan pemeriksaan terhadap naskah dan pengujian akan efektivitasnya

•      Ukuran, posisi, komposisi, dan pesan naskahnya bisa ditetapkan sebelumnya

•      Pihak media komunikasi (massa) patuh pada kemauan si pemasang iklan

Hierarki Periklanan:

•      Awareness
Tahap di mana konsumen bisa mengenal dan mengingat barang atau mereknya

•      Interest
Terjadi keinginan konsumen untuk mempelajari beberapa keistimewaan barang atau mereknya

•      Evaluation
Konsumen menilai barang atau merk sesuai dengan perasaan harapannya

•      Trial
Timbul kesungguhan konsumen untuk mengawali pembeliannya dengan mencoba memakai barang atau merk tersebut

•      Adoption
Setelah memperoleh pengalaman yang menyenangkan pada awal pembelian tadi, konsumen akan membeli lagi dan memakai barang tersebut untuk seterusnya

Penyelenggaraan periklanan antara lain:

•      Diserahkan kepada biro iklan yang melakukan pelayanan penuh (full-service agency)

•      Diserahkan pada agen atau lembaga manajemen yang khusus mengerjakan salah satu aspek dari pembuatan iklan (limited-service agency)

•      Dilakukan seluruhnya oleh seksi khusus yang ada di bagian PR (in-house agency)

c. Demonstrasi

Demonstrasi dilakukan untuk mempercepat pengaruh terhadap khalayak. Dalam hal ini penglihatan, pendengaran, dan pemikiran publik bisa terkonsolidasi seketika sehingga menimbulkan penilaian yang bisa mendorong ke arah tindakan publik yang positif ataupun negatif. Demonstrasi bisa berupa percobaan-percobaan yang dijelaskan dengan peragaan. Pada hakekatnya demonstrasi merupakan suatu pertunjukan yang secara tidak langsung mengemukakan suatu pernyataan. Adapun tujuan demonstrasi antara lain:

-          Membuat suatu permasalahan

-          Menjelaskan suatu hal

-          Menolong memecahkan permasalahan

-          Melakukan peninjauan kembali

-          Mencapai puncak kejelasan

Perusahaan bisa memperoleh beberapa keuntungan dari penyelenggaraan demonstrasi, seperti:

•      Membimbing khalayak yang hadir untuk berfikir ke dalam asumsi yang sama

•      Lebih ekonomis/hemat biaya

•      Bisa memanfaatkan kegiatan-kegiatan yang mungkin membahayakan apabila dilakukan oleh hadirin sendiri

•      Efisien dalam waktu dan tenaga

d. Propaganda

Propaganda adalah kegiatan persuasif untuk mempengaruhi seseorang, suatu kelompok, atau orang banyak, dengan dasar-dasar psikologis agar menerima suatu ide atau hal yang pada waktu tertentu belum diterima atau belum dianggap bermanfaat, untuk kemudian menggerakan mereka agar bertingkah laku atau berbuat sesuai dengan apa yang diharapkan. Ciri khas propaganda antara lain:

•      Objeknya merupakan sesuatu hal atau ide yang baru, yang pada waktu tertentu belum diterima atau belum dianggap bermanfaat

•      Bertujuan menggerakan seseorang atau kelompok

•      Proses kegiatan berlangsung secara sugestif

•      Sifatnya subjektif

e. Pameran

Tujuan pameran adalah untuk mengundang publik untuk mengenal, melihat, dan mengerti akan hal-hal mengenai kegiatan perusahaan. Jenis-jenis pameran antara lain:

-          Banquet

-          Bazar

-          Exhibition

-          Exposition

-          Fair

-          Festival

-          Show

f. Open House

Open house dilakukan dengan cara mengundang dan menerima tamu untuk keperluan perniagaan. Dalam kesempatan ini segala macam kegiatan perusahaan dapat diperkenalkan, mulai dari proses produksi sampai ke keadaan gedung, bahkan bila perlu administrasinya.

PROSES PUBLIC RELATIONS

Proses dalam kegiatan PR merupakan sebuah proses yang berkelanjutan, bukan proses yang statis dan akan terus berlangsung selama orginansasi memanfaatkan dan mempertahankan PR sebagai fungsi manajemen. Mengapa? Karena organisasi bergerak secara DINAMIS, sehingga organisasi pun perlu menanggapi dinamika lingkungan yang ada baik di internal organisasi maupun lingkungan eksternalnya. Selain itu, proses PR merupakan kegiatan yang rutin dilakukan oleh organisasi, sebagai respon atas peristiwa-peristiwa yang berkenaan dengan organisasi dan publiknya. Proses PR antara lain:

•         Analisis sikap&relasi organisasi dg lingkungannya

•         Menentukan sikap setiap kelompok pada organisasi

•         Analisis Opini

•         Analisis potensi masalah, kebutuhan atau peluang

•         Perumusan Kebijakan

•         Rencana memperbaiki sikap kelompok

•         Menjalankan kegiatan terencana

•         Umpan balik, evaluasi, dan penyesuaian

Tahapan PR menurut lesly (1991:11-12) antara lain:

1. Menganalisis iklim umum sikap dan relasi organisasi dengan lingkungannya
   
   Setiap institusi berfungsi di dalam sistem, dan bergantung pada segala sesuatu yang berlangsung dalam totalitas. Sangat penting untuk memahami sebaik mungkin kecenderungan-kecenderungan di dalam sistem tersebut serta bagaimana organisasi akan dipengaruhi kecenderungan itu. Termasuk di dalamnya perasaan mengenai sikap terhadap organisasi dan terhadap tempat di mana organisasi tersebut berada, di antara berbagai publik yang berhubungan dengan organisasi
2. Menentukan sikap setiap kelompok terhadap organisasi

Kelompok yang dimaksud antara lain: karyawan, pemegang saham, customer, atau bagian lain dari publik. Apabila sikap dari kelompok tersebut bisa diketahui maka kita baru melihat apakah ada kesalahpahaman terhadap organisasi dan di mana kebijakan dan tindakan organisasi yang menimbulkan opini yang tidak favourable.

3. Menganalisis Kondisi Opini

Pengkajian kondisi opini bisa saja mengungkapkan ketidaksenangan di kalangan kelompok dalam organisasi. Analisis akan membantu penyusunan rencana untuk memperbaiki opini yang berkembang dari sikap pelbagai kelompok yang menjadi keperdulian perusahaan.

4. Mengantisipasi masalah-masalah yang potensial, kebutuhan, atau peluang

Analisis dan  survey yang dilakukan bisa membuat organisasi memperkirakan apa yang akan berkembang dari sikap pelbagai kelompok dalam organisasi. Oleh karena itu bisa direkomendasikan atau direncanakan tindakan yang sesuai untuk kondisi yang demikian.

5. Merumuskan kebijakan

Analisis juga bisa saja menunjukan kebijakan organisasi yang mana yang perlu diubah untuk memperbaiki sikap kelompok yang ada dalam organisasi terhadap perusahaan.

6. Merencanakan sarana untuk memperbaiki sikap satu kelompok

Dengan memahami apa yang dipikirkan publik terhadap organisasi dan klarifikasi kebijakan organisasi yang mempengaruhi opini publik, maka landasan untuk tindakan pun sudah tersedia. Selanjutnya pemrograman kegiatan yang memberi penjelasan tentang perusahaan dan produk-produknya yang akan mengatasi kesalahpahaman dan akan mendorong goodwill.

7. Menjalankan kegiatan yang terencana

Pada tahap ini, perangkat-perangkat PR seperti publisitas, iklan, dan kegiatan karyawan mulai dijalankan. Ini merupakan tahapan PR yang paling kasat mata.

8. Umpan balik, evaluasi, dan penyesuaian

Bagaimanapun kondisi akan terus berubah, dan PR berfungsi untuk memberi sumbangan sekaligus dipengaruhi oleh perubahan, sehingga menjadi penting untuk terus mengkaji publik. Ini membantu untuk menilai hasil dan mengembangkan sekaligus menyempurnakan program-program PR

Sedangkan menurut Cutlip dan Center, proses PR antara lain:

1. Fact finding

Pengumpulan fakta dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga.

2. Definisi permasalahan

Pendefinisian permasalahan dilakukan setelah masalah-masalah yang ada muncul dan diketahui oleh organisasi

3. Planning
   Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik
4. Communicating
   Dalam tahap ini PRO harus mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut.
5. Evaluating
   Tahap ini melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program, pengkomunikasian, sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi dari program tersebut.

Dalam kegiatan PR, sebagai salah satu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi, apa yang diungkapkan oleh James E. Gruning dan Hunt menunjukan hal yang penting, yakni hubungan antara pengetahuan, sikap, dan tindakan. Hubungan tersebut ditentukan oleh faktor:

a.       Tingkat pengenalan atas masalah

b.      Tingkat kendala untuk mengenali masalah
Apakah orang mempersepsi bahwa masalah atau isu itu berada di bawah kendali atau kemampuannya untuk melakukan sesuatu

c.       Adanya kriteria acuan

Adanya pengetahuan atau pengalaman yang sudah dimiliki

d.      Tingkat keterlibatan

Menurut Gruning&Hunt: “Dampak komunikasi itu tidak selalu ada pada level perilaku, karena bisa saja pada level pengetahuan dan pada level sikap. Ini menunjukan dalam kegiatan PR itu ada poros yang cukup panjang dari pengetahuan menuju perilaku”.

 MEDIA PUBLIC RELATIONS

            Beberapa jenis media PR antara lain:

1. Commercial Press

Merupakan media PR yang di luar atau yang tidak dibuat oleh PR, baik cetak maupun elektronik. Commercial press juga merupakan mitra bagi PR karena melalui media ini PR memperoleh publisitas atau lebih dikenal, baik perusahaan maupun produk/jasanya, sementara bagi media massa melihat PR sebagai sumber berita. Ada dua jenis media massa, antara lain:

*        Media massa konvensional (surat kabar umum, majalah umum, radio siaran, televisi siaran) dalam operasionalnya memerlukan studio yang lengkap dengan pemancar yang tinggi dan pemasangan frekuensi siaran harus mendapat izin dari pemerintah

*        Media massa kontemporer/online (newspaper online, magazine online, digital tadio, digital television) tidak memerlukan perangkat studio selengkap media massa konvensional. Cukup seperangkat komputer mobile yang mengendalikan siaran untuk memantau dan menerima berita dari reporter yang menganut citizen journalism.

Media sosial online:

*        Perkembangan media online turut melahirkan media sosial atau jejaring dalam bentuk web, blog, facebook, twitter, friendster, Hi5, dsb.

*        Media tersebut tidak dikategorikan sebagai sebagai media massa online tetapi lebih kepada media sosial online, karena pengaruh dari media ini memiliki kekuatan sosial yang dapat membentuk dan mengubah opini publik dalam masyarakat

*        Media sosial online perlu menjadi perhatian bagi PR karena informasi yang ada di dalamnya bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi perusahaan/lembaga

2. Surat Kabar Umum

Zaman Kaisar Romawi → the Acta Diurna, berisikan tentang peristiwa setiap hari, ditulis pada lempengan tanah liat, ditempelkan di dinding setelah pertemuan anggota senat dan tempat strategis. Bentuk-bentuk surat kabar umum antara lain:

1.      National daily newspaper, misal Kompas, Pikiran Rakyat, Media Indonesia, Republika, Suara Pembaruan

2.      Large metropolitan dailies, diterbitkan sedikitnya 5 kali dalam seminggu dengan sirkulasi di kota-kota besar, misal The New York Times

3.      Suburban and small town dailies, misal Long Island’s Newsday (dengan tiras 600.000), the Lawrence Eagle-Tribune dengan fokus berita di Merrimack River Valley, Massachusetts

4.      Weeklies and semiweeklies, kombinasi pertemuan kebutuhan para pembaca dan pengiklan

3. Majalah Umum

Terbit pada pertengahan th 1700. tahun 1741 di Philadelphia terbit American Magazine atau a Monthly View of Political State of British Colonies, for All British Plantations in America. Antara tahun 1741 – 1794, ada 45 majalah baru diterbitkan meskipun tidak secara periodik. Di Indonesia, majalah terbit mingguan di antaranya Majalah Tempo, Gatra, SWA. Sementara majalah popular misalnya Majalah Cosmopolitan, Kartini, Pertiwi, Gadis.

4. Radio Siaran

Awalnya terbentuk oleh Guglielmo Marconi, anak seorang pengusaha di Italia, membuat bacaan laporan ilmiah tentang pengiriman sinyal melalui udara tanpa kabel dan penerimaan kode telegraf dengan jarak 2 mil tahun 1896. Sejak saat itu sebanyak 13.012 stasiun radio beroperasi di AS. Di Indonesia pun berkembang stasiun FM (frequency modulation) dan AM (Amplitude modulation) komersial. Radio non-komersial di  Indonesia dinamakan radio komunitas.

5. Televisi Siaran

*        Tahun 1952, 108 siaran TV menjangkau 17 juta penonton di rumah-rumah. Pada akhir dekade ini ada 559 stasiun TV

*        Di Amerika Serikat, hampir 90% rumah tangga memiliki televisi. Pada tahun 1950-an terjual lebih dari 70 juta pesawat TV

*        Jumlah TV siaran komersial di Indonesia sebanyak 11 saluran menduduki peringkat kedua di dinia, sedang peringkat 1 yaitu Srilanka dengan 22 saluran

*        Di negara maju seperti Eropa dan Amerika, hanya 1 sampai 3 saluran yang siarannya secara nasional

6. Newspaper Online

Berkembangnya teknologi komunikasi dalam bentuk internet telah melahirkan media online/kontemporer. Newspaper online adalah media kontemporer yang operasionalnya melalui jalur internet, tidak perlu menggunakan kertas untuk dicetak karena pembaca bisa mengakses melalui internet. Di Indonesia, beberapa surat kabar harian mengelola newspaper online, seperti Kompas, Media Indonesia, Republika, Suara Pembaruan.

7. Digital Television

Dinamakan juga web-TV, bisa diakses melalui internet. Melalui web-TV penonton bisa mengakses kembali berita-berita yang tidak sempat ditonton melalui TV siaran. Contoh stasiun televisi yang juga memiliki televisi digital antara lain: Metro TV, RCTI, SCTV, MNCTV, Indosiar, ANTV.

MEDIA YANG DIBUAT OLEH PUBLIC RELATIONS

Media yang dibuat PR adalah media untuk kalangan terbatas, bukan untuk umum. Media yang dibuat oleh PR seringkali disebut dengan istilah private publication. Beberapa media yang dibuat oleh PR antara lain: house journal, annual report, company profile, proposal, selebaran/brosur, billboard cetak dan elektronik.

1. House Journal

Adalah media korporat yang diterbitkan untuk kalangan terbatas dan tidak diperjualbelikan. Disebut juga sebagai house organs, company newspaper, employee newspaper, inhouse magazine/majalah intern. House journal merupakan salah satu bentuk media komunikasi PR tertua. Diciptakan pertama kali di Amerika, yaitu The Lowell Offering (1842), The I.M. Singer&Co’s Gazette (1855), The Travelers Insurance Companiess, Protector (1865). Lever Brothers di Inggris meluncurkan house journal pada akhir abad ke-19. Bentuk utama house journal antara lain:

1. The Sales bulletin, berfungsi sebagai media komunikasi reguler antara seorang sales manager dengan salesmen di lapangan. Dicetak dalam ukuran broadsheet, kuarto, atau plano
2. The magazine, format majalah dan biasanya berukuran A4. Berisi feature/tuturan/karangan khas dan ilustrasi
3. The newspaper, mirip koran tabloid tapi isinya terdiri dari berita yang disisipi feature, artikel, dan gambar/foto. Diterbitkan setiap bulan atau triwulan, dicetak setiap bulan atau triwulan dengan ukuran kuarto atau folio
4. The newslatter, jumlah halaman sedikit (2-8 hlm), ukuran A4. sebagian besar isinya tulisan singkat dengan atau tanpa gambar, juga berisi pokok berita yang diperuntukan bagi pembaca yang sibuk
5. The wall newspaper, bentuk komunikasi staf di lokasi dengan surat kabar/majalah dinding

Sedangkan bentuk baru house journal antara lain:

*        House journal audio, berita direkam pada pita kaset yang bisa diputar ulang kapan saja oleh semua karyawan

*        House journal video, perekaman peristiwa yang dianggap penting melalui kamera video. Keunggulan: lebih jelas dalam menggambarkan situasi sehingga apa yang akan ditampilkan lebih mudah dipahami

*        House journal video perusahaan, berupa jaringan komunikasi televisi di perusahaan yang ditransmisikan melalui satelit sepanjang hari ke berbagai cabang dan unit perusahaan. Ford Motor Company dan British Aerospace sudah memiliki jaringan televisi sendiri

*        Koran elektronik, yaitu jaringan komunikasi melalui komputer di mana komputer induk disambungkan dengan sejumlah komputer pribadi yang memilik alat pencetak

Keberadaan House journal

Dilihat dari sudut kepentingan lembaga, komunikasi internal diharapkan bersifat fungsional dalam membangun sistem internal di dalam lembaga. Komunikasi internal dilakukan untuk membangun human relationship antara lembaga dan setiap individu dalam lembaga, serta antara individu dalam lembaga. Hal ini dilakukan agar setiap langkah lembaga mendapat pemahaman serta dukungan secara internal, begitu juga terjadi manakala dikehendaki  terbentuknya hubungan, baik antara organisasi dan anggota, maupun antara sesama anggota organisasi.

Manajemen perusahaan dan keredaksian house journal

A.    Pemimpin umum,

adalah orang pertama yang mengendalikan baik bidang usaha maupun redaksional, bertanggungjawab untuk mengambil kebijaksanaan, menentukan arah perkembangan penerbitan, dan menghitung rugi laba perusahaan penerbitan. Karena itu ia berhak mengangkat dan memberhentikan karyawan yang terlibat dalam house journal sesuai dengan yang dibutuhkan.

B.     Bidang redaksi teridiri dari:

-          Pemimpin redaksi, tugas:

1.      Menulis tajuk

2.      Terlibat langsung dalam perencanaan isi media

3.      Mengarahkan gagasan atau pemikiran isi rubrik yang akan dipersiapkan

4.      Mengarahkan operasional media

5.      Penanggungjawab naskah terakhir

6.      Bertanggungjawab terhadap seluruh isi house journal

7.      Berwenang untuk membatalkan naskah atau tulisan yang masuk

-          Redaktur pelaksana (managing redaktur):

*        Merancang atau mengelola seluruh operasional pengerjaan media dan bertanggungjawab terhadap mekanisme kerja di jajawan redaksi

*        Memeriksa seluruh naskah sebelum di-setting

*        Bersama dengan redaktur artistik, membahas desain atau foto media yang hendak dimuat

*        Bertanggungjawab kepada pemimpin redaksi

*        Menentukan rancangan jumlah halaman, letak halaman, deadline laporan, penulisan artistik, dan jadwal waktu percetakan

-          Desk editor

*        Membantu redaktur pelaksana dalam koordinasi operasional media

*        Mengoordinasi kerja reporter

*        Bertanggungjawab terhadap keluarnya outline, masuknya laporan, termasuk ketepatan waktu dan kelengkapan laporan

*        Bekerjasama dengan reporter mengumpulkan seluruh tulisan dan pendukungnya

*        Membentu reporter menembus sumber

*        Memimpin rapat mingguan

*        Menghubungi penulis kolom sesuai dengan kebutuhan

*        Membuat perencanaan teknis operasional

*        Memberikan tugas kepada reporter dan koordinator foto

*        Mengembalikan hasil reportase atau liputan kepada reporter untuk diperbaiki dan dilengkapi

-          Reporter

*        Mencari atau menyumbangkan ide-ide segar (angle yang sesuai dengan rubrik) untuk isi media

*        Mengoperasikan outline media: menembus sumber berita, menulis laporan

-          Fotografer

*        Menyiapkan foto lewat riset foto dan pemotretan sendiri untuk keperluan media

*        Melakukan seleksi foto (bersama redpel dan redaktur artistik)

*        Melakukan koordinasi tentang kredit foto

*        Mendokumentasikan seluruh foto media

-          Desainer

*        Memilih secara fisik: komposisi halaman warna, panjang tulisan, jumlah atau jenis foto dan ilustrasi

*        Menentukan jadwal deadline,

*        tata artistik dan kesepakatan dengan klien

*        Merancang cover, tata letak halaman, jenis huruf, desain media

-          Tata letak

*        Mengerjakan lay out media

*        Mengecek nomor halaman

*        Setting

*        Ilustrasi sampai ke percetakan

-          Bagian produksi

*        Menjadi mediator antara redaksi dan produksi

*        Menarik naskah dari redaksi

*        Menjadi penghubung dengan pihak produksi luar, baik separasi warna maupun percetakan

*        Melakukan QC/quality control untuk fisik

-          Sekretaris redaksi

*        Membantu kelancaran kerja di bidang administrasi (surat menyurat, filling/kearsipan)

-          Bagian Keuangan

*        Menyimpan keuangan operasional redaksi

*        Membuat laporan keuangan

Manajemen isi dan rubrikasi house journal

Isi house journal berbeda dengan media massa umum. Selain pembacanya tertentu, isi dan rubrikasi house journal lebih spesifik. Sebagai media internal, semi eksternal, dan eksternal, house journal melayani informasi yang belum dimuat oleh media massa umum, karena pembaca merasa kurang lengkap, meskipun mereka diterpa informasi dari media umum. Soemirat dan Ardianto: dalam penerbitan house journal, merumuskan siapa pembaca adalah langkah awal yang sangat penting karena isinya menjadi tidak jelas dan tidak dibaca khalayak apabila tidak jelas pula pembacanya.  Setelah menentukan siapa pembacanya, maka langkah selanjutnya adalah menjawab pertanyaan:

-          apa yang harus disajikan kepada pembaca?

-          jenis informasi apa yang akan disajikan?(khusus atau umum)
Perencanaan isi dan rubrikasi disebut dengan EDITORIAL MIX. Di sinilah disusun rubrik-rubrik untuk suatu penerbitan house journal suatu lembaga

Setelah gambaran rubrikasi diperoleh, diperlukan suatu pendekatan dalam pemilihan informasi atau pemuatan informasi, yaitu pendekatan kuantitatif, kualitatif, atau kombinasi keduanya
- kualitas: mengacu pada tinggi rendahnya nilai berita dan berharga tidaknya berita
- kuantitatif: berdasarkan pada jumlah halaman yang akan dimuat

---

[1] Bunga Amoringtyas, S.Sos., M.I.Kom.Modul Mata Kuliah Dasar-dasar Public Relations.2012