JARINGAN
KOMUNIKASI ORGANISASI;
CASE STUDY PADA PT. PUTRA AGRAMANDALA SAKTI
Organisasi merupakan suatu kesatuan sosial dari kelompok
manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap
anggota organisasi memiliki tugas dan fungsi, masing masing mempunyai tujuan
tertentu dan batasan yang jelas sehingga bisa dipisahkan secara tegas dari
lingkungan. Ketika orang-orang dalam organisasi tersebut berkomunikasi satu
sama lain maka berkembanglah keteraturan dalam kontak dan memperlihatkan “siapa
berbicara kepada siapa”. Lokasi setiap individu dalam pola dan jaringan yang
terjadi memberi peranan pada orang tersebut. Jaringan dapat diukur secara
sosiometrik, namun tidak dapat dilihat secara visual. Jaringan terdiri dari
individu-individu yang terhubungkan oleh pola aliran komunikasi. Jaringan
komunikasi relatif lebih sedikit terstruktur dibanding komunikasi formal.
Jaringan muncul secara tiba-tiba/spontan, timbul dari perilaku komunikasi
sehari-hari dari individu-individu pada suatu organisasi. Oleh karena itu
dengan teknik analisa jaringan kita dapat mengetahui atau memahami perilaku
anggota-anggota organisasi. Sehingga jaringan penting dalam mempengaruhi
perilaku individu setiap anggota organisasi. Jaringan komunikasi berubah secara
konstan dari waktu ke waktu, tidak seperti struktur formal. Jadi jika struktur
formal membawa stabilitas pada hubungan komunikasi sepanjang waktu, jaringan
mengalirkan energi pada aktivitas organisasi tiap hari.
Suatu organisasi perlu menciptakan adanya jaringan
komunikasi. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal, antara lain: 1) Struktur
hierarki; 2) Jarak fisik yang jauh di antara anggota organisasi; 3) Perbedaan
yang besar antaranggota organisasi; 4) Terdapat beberapa tugas yang harus
diselesaikan, sehingga membutuhkan arus informasi yang memadai.
Jaringan merupakan saluran yang digunakan
untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan dapat dilihat
dari dua perspektif, yaitu:
1.
Kelompok kecil sesuai dengan
sumber daya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang
menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi
merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam
mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya.
2.
Jaringan komunikasi dapat
dipandang sebagai struktur yang diformalkan dan diciptakan oleh organisasi
sebagai sarana komunikasi organisasi.
Personal Networks: Radial dan Interlocking
Term “jaringan” digunakan oleh ilmuwan
komunikasi untuk merujuk pada tiga konsep yang berbeda:
1.
Total system network: terdiri
dari pola-pola komunikasi di antara seluruh individu dalam sebuah sistem,
sebagai organisasi. Jaringan ini terdiri atas ribuan individu (jika
organisasinya besar).
2.
Klik: merupakan subsistem di
mana elemen-elemennya berinteraksi lebih banyak dengan anggota yang lain
dibandingkan dengan yang lainnya dalam sistem komunikasi. Kebanyakan klik
terdiri dari 5 sampai 25 anggota atau lebih. Klik merupakan salah satu komponen
utama dari jaringan komunikasi pada suatu organisasi.
3.
Personal network: adalah
individu-individu yang saling terhubungkan oleh pola aliran komunikasi.
Terdapat dua macam personal
networks: radial dan interlocking. Radial
personal network adalah seseorang yang secara individual berinteraksi
secara langsung dengan anggota-anggota lainnya yang tidak berinteraksi dengan
anggota lainnya. Sedangkan interlocking
personal network adalah seseorang yang berinterkasi dengan anggota lainnya,
di mana anggota lainnya tersebut berinteraksi satu sama lain dalam sistem.
 |
|||
 |
|||
Interlocking personal
network Radial personal network
Analisis jaringan mengungkapkan sifat-sifat khas sejumlah peranan jaringan
komunikasi. Peranan komunikasi individual pada organisasi antara lain:
·
Gatekeeper
Gatekeeper adalah orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar
dapat melakukan pengendalian atas pesan apa yang akan disebarkan melalui sistem
tersebut. Seorang penjaga gawang paling mudah dikenali dalam jaringan
komunikasi berurutan, karena informasi dan pesan dapat dikendalikan hampir
dalam setiap hubungan. Setiap penyampai pesan dalam suatu rantai urutan dapat
menjadi penjaga gawang. Gambaran mengenai seorang penjaga gawang antara lain
mengenai fungsi-fungsi penyampai pesan seperti mengaitkan, menyimpan,
merentangkan, dan mengendalikan (mengurangi kelebihan informasi, menyaring
aliran pesan), menyajikan. Misalnya apabila kita hendak menemui atasan, dan
sekretaris memberitahukan bahwa atasan sedang mengadakan rapat, maka kita dapat
mengetahui bahwa sekretaris adalah seorang gatekeeper.
Proses gatekeeping muncul dalam framework sistem keseluruhan; sebuah
organisasi terbentuk dari klik-klik, di mana fungsi utama (gatekeeper) adalah pengontrol aliran informasi.
·
Liaisons
Liaisons atau linker (penghubung)
adalah individu yang secra interpersonal menghubungkan dua atau lebih klik dalam
sistem, namun ia sendiri tidak mempunyai klik atau bukan merupakan anggota
klik. Liaisons ditempatkan pada
persimpangan aliran informasi pada organisasi. Ketika liaisons dipindahkan, sistem akan cenderung menjadi klik-klik yang
terisolasi. Liaisons penting dalam
mendapatkan pesan komunikasi dari satu subsistem ke subsistem lainnya dalam
organisasi.
·
Pemimpin Pendapat (opinion
leader)
Opinion leader adalah orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang
membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. Jadi opinion leader merupakan pemimpin
informal, bukan formal. Opinion leader merupakan
orang-orang yang mengikuti persoalan dan dipercayai orang-orang lainnya untuk
mengetahui apa yang sebenarnya terjadi. Karakteristik opinion leader antara lain: (1) sumber informasi external dan
teknis yang lebih luas (2) aksesabilitas yang tinggi kepada pengikutnya, (3)
kecocokan yang tinggi pada norma kelompok yang dipimpin. Pada sebagian
organisasi, opinion leadership tidak selalu
dimiliki oleh eksekutif tertinggi, namun bisa dimiliki oleh anggota organisasi
lainnya.
·
Kosmopolit
Kosmopolit adalah individu yang melakukan komunikasi
lebih tinggi dengan dunia luar (lingkungan sistem), atau dengan
individu-individu di luar organisasi. Bagi tingkat orgnaisasi yang mempunyai
keterbukaan, organisasi tersebut harus mempunyai beberapa kosmopolit. Kosmopolit
menghubungkan para anggota organisasi dengan orang-orang dan
peristiwa-peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi. Pada kebanyakan
sistem, kosmopolit terkonsentrasi pada level paling atas dan paling bawah. Pada
level atas, eksekutif melakukan berbagai perjalanan dan menjalin hubungan
dengan organisasi lainnya. Mereka berada dalam posisi untuk memperoleh ide-ide
baru dari sumber eksternal untuk dibawa ke organisasinya sendiri. Di tingkat
bawah, kosmopolit menjalin hubungan dengan customer,
energi dan material yang masuk, dan dengan tingkat informasi operasi lainnya. Kosmopolitan
pada organisasi merupakan sumber daya bagi sistem, di mana dengan kosmopolit
organisasi dapat menguasai lingkungannya. Kemampuan untuk memprediksi perubahan
masa depan dalam lingkungan merupakan hal penting bagi kemampuan bertahan suatu
sistem.
Peranan komunikasi
individu yang telah dijelaskan di atas menggambarkan fungsi khusus yang harus
dimainkan dalam jaringan komunikasi:
Peranan
Komunikasi Fungsi
dalam Jaringan
1. Gatekeeper Mencegah
adanya kelebihan informasi dengan menyaring pesan
2. Liaisons Mengintegrasi
dan menghubungkan bagian-bagian (klik) suatu jaringan
3. Opinion Leader Memfasilitasi
pengambilan keputusan informal dalam jaringan
4. Kosmopolit Menghubungkan
sistem dengan lingkkungannya dengan menyediakan keterbukaan.
Struktur
Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi memiliki struktur, di mana struktur
jaringan komunikasi di satu organisasi berbeda dengan organisasi lain. Berikut
ini akan dijelaskan mengenai beberapa struktur jaringan komunikasi yang ada
dalam organisasi.
- Struktur Lingkaran
Pola/struktur lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi
satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. Tidak
seorangpun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya. Begitu
juga tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi
yang diperlukan untuk memecahkan masalah. Struktur lingkaran memiliki ciri-ciri
sebagai berikut: Tidak memiliki pemimpin; Posisi semua anggota sama, memiliki
wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok; Setiap anggota
dapat berkomunikasi dengan dua anggota lain di sisinya (lihat gambar). Pola
lingkaran cocok untuk menangani pekerjaan rutin yang sedikit, di mana pemikiran
yang inovatif sangat dibutuhkan. Kelebihannya adalah kepuasan tinggi dan
penyesuaian dengan perubahan kerja cepat. Sedangkan pengawasan aliran pesan
rendah, kecermatan solusi buruk, serta kemunculan organisasi yang stabil sangat
lambat.
2.
Struktur Roda
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi
kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang berada dalam posisi sentral
menerima informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan
memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya.Ciri-ciri
struktur roda antara lain: Memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang menempati
posisi di tengah. Orang ini merupakan satu-satunya pihak yang dapat mengirim
dan menerima pesan dari semua anggota; Jika seorang anggota ingin berkomunikasi
dengan anggota lain maka pesan harus disampaikan melalui pemimpin. Kelebihannya
pengawasan aliran pesan tinggi, organisasi bersifat stabil, kinerja cepat.
Namun kepuasan rendah.
- Struktur Y
Struktur Y relatif kurang tersentralisasi bila
dibandingkan dengan struktur roda, namun lebih tersentralisasi bila
dibandingkan dengan struktur yang lain. Struktur Y memiliki ciri-ciri sebagai
berikut: Terdapat pemimpin yang jelas (orang ketiga dari bawah pada gambar); Satu
anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua (orang kedua dari bawah); Pemimpin
kedua dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya; Ketiga
anggota lainnya memiliki keterbatasan dengan satu orang lainnya.
- Struktur Rantai
Struktur rantai hampir sama dengan struktur lingkaran.
Namun tetap memiliki ciri-ciri yang membedakannya dengan struktur yang lain, di
antaranya: Para anggota yang paling ujung
hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja; Mempunyai keadaan terpusat; Orang
yang berada di posisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka
yang berada di posisi lain
5.
Struktur Semua Saluran (Pola
Bintang)
Memiliki ciri-ciri
sebagai berikut: Semua anggota adalah sama dan memiliki kekuatan yang sama
untuk mempengaruhi anggota lainnya; Setiap anggota dapat berkomunikasi dengan
setiap anggota lainnya; Dengan struktur ini semua anggota dapat berpartisispasi
secara optimal. |
 |
||||
 |
|||||
 |
 |
||||||||
 |
|
|
|||||||
 |
|||
 |
|||
Lingkaran Roda
 |
|||
 |
|||
Semua Saluran Y
Rantai
Arus
Komunikasi Dalam Organisasi
Pada sebuah
organisasi tentu ada pesan atau informasi yang disampaikan dari dan kepada
setiap orang yang menjadi anggotanya. Pesan yang disampaikan tersebut bisa
disampaikan oleh pemimpin kepada bawahan ataupun sebaliknya. Berikut ini adalah
jenis-jenis arus komunikasi dalam organisasi:
- Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas mempunyai arti bahwa informasi atau
pesan mengalir dari tingkat hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih
tinggi. Setiap bawahan mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari
atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Esensi
komunikasi ke atas yaitu suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada
individu yang tingkat otoritasnya lebih tinggi. Selain itu jenis komunikasi ke
atas mencakup: Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan (apa yang sedang
terjadi pada pekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus
dilakukan, dsb); Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang
belum terjawab; Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan; Perasaan
yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri,
pekerja lainnya, dan masalah yang serupa.
Komunikasi ke atas sangat penting bagi pertumbuhan
organisasi dan untuk mempertahankan organisasi. Hal ini disebabkan oleh beberapa
alasan, di antaranya: Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk
pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi
kegiatan orang-orang lainnya; Komunikasi ke atas memberitahukan kepada manajer
kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik
bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka; Komunikasi ke atas
memungkinkan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga manajer tahu apa yang
mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi yang sebenarnya; Menumbuhkan
apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada
pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran
mengenai operasi organisasi; Mengijinkan atasan untuk menentukan apakah bawahan
memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah; Membantu pegawai
mengatasi masalah pekerjaan mereka dan mempererat keterlibatan mereka dengan
pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut; Memberikan manajemen umpan
balik yang diperlukan mengenai semangat kerja karyawannya dan berbagai ketidakpuasan
yang mungkin timbul; Komunikasi ke atas juga membuat bawahan mempunyai rasa
memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi; Memungkinkan manajemen
memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para
pegawainya.
Hal-hal yang dikomunikasikan ke atasan mencakup: Informasi
tentang apa yang dilakukan bawahan seperti: pekerjaan, prestasi, kemajuan, dan
rencana-rencana untuk waktu mendatang; Menjelaskan persoalan-persoalan kerja
yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan; Memberikan
saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi
sebagai suatu keseluruhan; Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan
tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi.
Meskipun memiliki beberapa kelebihan, komunikasi ke atas
juga memiliki kekurangan. Salah satunya adalah pesan yang mengalir ke atas
seringkali merupakan pesan yang perlu didengar oleh hierarki yang lebih tinggi
lagi. Para pekerja sering enggan mengirim
pesan yang negatif karena merasa khawatir mereka akan dianggap sebagai biang
keladi.
Pesan yang disampaikan ke tingkat hierarki lebih atas
berupa ketidakpuasan karyawan kadang tidak didengar atau ditanggapi oleh
manajemen dengan alasan bisa mengganggu produktivitas. Namun apabila pesan itu
diabaikan maka para karyawan akan merasa tidak perlu mengirim pesan ke atas.
Hal ini akan menyebabkan ketidakpuasan semakin memburuk dan dapat menimbulkan
masalah yang lebih besar.
Masalah lain menyangkut komunikasi ke
atas adalah manajemen lebih menekankan arus pesan ke bawah, sehingga
mengabaikan penerimaan pesan dari bawah. Para
manajer yang biasa terlalu banyak menjadi sumber pesan mengakibatkan mereka
menjadi pendengar yang kurang baik. Akibatnya para karyawan menjadi enggan
untuk melakukan komunikasi ke atas.
- Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah berarti pesan atau
informasi mengalir dari tingkat hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang
lebih rendah. Contohnya adalah perintah dari atasan kepada bawahan untuk
melakukan hal-hal tertentu. Bersamaan dengan pemberian perintah ini biasanya
disertai dengan penjelasan prosedur, tujuan, dsb. Orang yang menduduki posisi
atas bertanggung jawab untuk memberi penilaian kepada bawahannya dan memberikan
motivasi. Tujuannya adalah demi produktivitas dan kebaikan organisasi secara
keseluruhan.
Terdapat lima
Semua anggota organisasi di seluruh
tingkat merasa perlu diberi informasi, sehingga kualitas dan kuantitas
informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang tepat. Aliran
informasi dari manajemen puncak yang turun ke tingkat operatif merupakan
aktivitas yang berkesinambungan dan sulit. Pemilihan cara menyediakan informasi
mencakup tidak hanya pengeluaran sumber daya langsung moneter tetapi juga
sumber daya psikis dan emosional. Metode yang digunakan oleh atasan atau
tingkat hierarki atas ke bawah antara lain: 1) tulisan; 2) lisan; 3) tulisan
diikuti lisan; 4) lisan diikuti tulisan. Terdapat beberapa kriteria yang
digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada tingkat hierarki
yang lebih rendah, di antaranya:
1)
Ketersediaan metode-metode
dalam organisasi cenderung dipergunakan. Setelah menginventarisasikan metode
yang tersedia, organisasi dapat memutuskan metode apa yang dapat ditambahkan
untuk suatu program keseluruhan yang lebih efektif.
2)
Biaya, di mana metode yang
dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan
yang tidak mendesak.
3)
Metode yang tampaknya memberi
pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku
4)
Relevansi metode dengan dengan
tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering digunakan.
5)
Respons, di mana metode yang
dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakah dikehendaki atau diperlukan
respons khusus terhadap informasi tersebut.
6)
Keahlian. Artinya, metode yang
tampaknya sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan
kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode yang
tampaknya di luar kemampuan komunikator atau di luar kemampuan pemahaman
pegawai yang menerimanya.
Kelemahan komunikasi ke bawah adalah manajer
tidak mengetahui bagaimana caranya agar pesan mereka dapat dipahami dengan baik
oleh bawahan. Hal ini dikarenakan tidak adanya kesamaan bahasa antara atasan
dan bawahan yang misalnya dipengaruhi oleh tingkat pendidikan yang berbeda.
3.
Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal adalah penyampaian informasi di
antara orang-orang yang berada dalam satu unit kerja yang sama. Unit kerja
meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama
dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Pesan atau informasi dapat
bergerak di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian.
Komunikasi horisontal memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode,
dan masalah. Hal ini membantu organisasi menghindarkan beberapa masalah dan
memecahkan yang lainnya. Selain itu komunikasi horisontal juga membangun
semangat kerja dan kepuasan karyawan/anggota organisasi dan membantu
mengkoordinasikan berbagai kegiatan di dalam organisasi serta memungkinkan
berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman dan keahliannya.
Salah satu kendala pada komunikasi horisontal adalah
bahasa khusus yang dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi.
Bahasa semacam itu seringkali sulit dipahami oleh penerima pesan. Masalah
lainnya adalah kecenderungan para karyawan dalam organisasi yang
terspesialisasi untuk melihat bahwa bidang mereka merupakan satu-satunya yang
paling penting dalam menentukan kemajuan dan keberhasilan perusahaan. Komunikasi
horisontal efektif untuk pertukaran dan pengumpulan pengalaman dan sumberdaya.
Jika hanya terdapat satu tempat promosi dan jika promosi itu didasarkan pada
kualitas pekerjaan yang dicapai, maka sulit bagi para karyawan untuk berbagi
pengalaman satu dengan lainnya.
4.
Komunikasi Linas Saluran
Komunikasi lintas saluran yaitu informasi yang diberikan
melewati batas-batas fungsional atau batas-batas unit kerja, dan di antara orang-orang
yang satu sama lainnya tidak saling menjadi bawahan atau atasan. Komunikasi
lintas saluran merupakan hal yang pantas, bahkan perlu pada suatu saat,
terutama bagi pegawai tingkat lebih rendah dalam suatu saluran. Hal-hal yang
harus dipenuhi agar komunikasi lintas saluran tidak mengganggu saluran otoritas
dan kehilangan kendali atas aliran informasi antara lain:
1)
Setiap pegawai yang ingin
berkomunikasi melintasi saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasan
langsungnya. Dalam beberapa kasus izin dapat diberikan dalam bentuk pernyataan
kebijakan umum yang menunjukkan keadaan yang membenarkan komunikasi lintas
saluran.
2)
Setiap pegawai yang terlibat
dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil-hasil pertemuannya
kepada penyelianya.
Komunikasi lintas saluran mencakup hubungan lateral yang penting
bagi komunikasi organisasi yang efektif. Komunikasi lintas saluran sering
dimanfaatkan oleh spesialis staf (staff
specialists) karena tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas
perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
Selain komunikasi
formal seperti yang sudah dijelaskan di atas, dalam suatu organisasi juga
terdapat komunikasi informal. Komunikasi informal muncul dari interaksi di
antara para anggota organisasi tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi
dan lebih bersifat pribadi. Informasi yang mengalir di dalamnya mengalir dengan
arah yang tidak terduga dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan.
Selentingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia dari orang
ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa.
Prosedur
Analisa Jaringan komunikasi
Analisa jaringan merupakan metode penelitian untuk mengidentifikasi
struktur komunikasi pada sebuah sistem, di mana data sosiometrik tentang aliran
atau pola komunikasi dianalisa dengan penggunaan hubungan interpersonal sebagai
unit analisa. Analisa jaringan komunikasi pada organisasi dimaksudkan untuk
menetapkan sumber aliran komunikasi interpersonal dan bagaimana struktur formal
dan informal berhubungan. Analisa ini dikerjakan dengan:
- Identifikasi klik yang ada pada
sistem keseluruhan, dan menentukan bagaimana struktur subgrouping ini
mempengaruhi perilaku komunikasi pada organisasi. Klik merupakan
subkelompok yang para anggotanya saling berhubungan satu sama lain relatif
lebih sering dibanding hubungannya dengan anggota lain.
- Identifikasi peran komunikasi
khusus seperti liaisons, bridges, dan isolates,
- Mengukur indeks structural (integrasi
komunikasi dan keterbukaan sistem) bagi individu-individu, klik, atau
seluruh sistem.
Case Study
Berikut ini akan dijelaskan mengenai studi kasus analisa jaringan
komunikasi. Analisa jaringan komunikasi organisasi yang dilakukan oleh penulis
menggunakan contoh organisasi berupa perusahaan pengembang yaitu PT. Putra
Agramandala Sakti, dengan memfokuskan kajian pada divisi pertambangan.
Profil PT. Putra
Agramandala Sakti
PT. Putra Agramandala Sakti (PT. PAS) yang beralamat di
Jl. Lingkar Selatan Kopo Plaza F-5, Bandung, merupakan sebuah perseroan terbatas
yang didirikan pada 24 April 1996 oleh Herry Siswanto, SE dan Ivana Septiana.
Maksud dan tujuan perusahaan ini adalah berusaha di bidang perdagangan,
industri, pembangunan, pengangkutan, pertanian, dan pertambangan. Beberapa
kegiatan yang dilaksanakan PT. PAS dalam mengembangkan usahanya antara lain:
a.
Menjalankan usaha dalam bidang
perdagangan umum, termasuk impor, ekspor, interinsulair dan lokal dari segala
macam barang dagangan baik atas perhitungan sendiri maupun atas perhitungan
pihak lain secara komisi.
b.
Menjalankan usaha dalam bidang
bangunan pada umumnya termasuk sebagai pemborong, perencana, penyelenggara, dan
pelaksana pembuatan gedung, rumah, jalan, jembatan, landasan, dam-dam, irigasi
dan pertamanan serta pemasangan instalasi-instalasi listrik, gas, air leideng
dan telekomunikasi.
c.
Menjalankan usaha dalam bidang
pengangkutan darat (transportasi) pada umumnya baik untuk pengangkutan
penumpang maupun barang.
d.
Menjadi grossier, leveransir, supplier, dealer, distributor dan keagenan/perwakilan dari
perusahaan-perusahaan dalam maupun luar negeri dari segala macam barang
dagangan.
e.
Menjalankan usaha dalam bidang
perkebunan, pertanian, kehutanan, pertambangan, peternakan, perikanan dan
pertambakan termasuk pembibitan dan budidaya udang.
f.
Menjalankan usaha dalam bidang
perindustrian pada umumnya termasuk pabrik-pabrik, home industry, dan kerajinan tangan serta memasarkan hasil-hasil
produksinya.
g.
Menjalankan usaha dalam bidang
perbengkelan pada umumnya termasuk pemeliharaan dan perawatan (maintenance) untuk segala macam
kendaraan bermotor.
h.
Menjalankan usaha dalam bidang
jasa dan konsultasi pada umumnya termasuk teknik engineering kecuali jasa dan konsultasi di bidang hukum.
Salah satu divisi pada PT. Putra Agramandala Sakti
adalah divisi pertambangan. Divisi ini menjalankan tugas sebagai pengelola
kegiatan penambangan, khususnya penambangan pasir. Bagian-bagian yang terlibat
dalam divisi ini secara langsung bertanggung jawab kepada direktur utama
sebagai pemegang saham. Namun pelaksanaan di lapangan dikelola atau diawasi
secara langsung oleh direktur. Kegiatan yang dilakukan oleh divisi pertambangan
antara lain membangun sarana dan prasarana (infrastruktur) kegiatan
penambangan, melakukan kerja sama dengan pihak pemerintah atau swasta dalam
melakukan penambangan, melakukan penambangan, memasarkan hasil tambang, dan
lain-lain.
STRUKTUR ORGANISASI
PT. PUTRA AGRAMANDALA SAKTI
|
|
 |
Adapun
pemegang jabatan pada strukur organisasi PT. PAS antara lain:
Direktur Utama :
Herry Setiawan, SE
Direktur :
Drs. H. Moechtarom, SK
Pelaksana Administrasi :
Moh. Fauzi
Pelaksana Lapangan 1 :
Johan Arifin
Pelaksana Lapangan 2 :
Moh. Torik
Operator 1 :
Darsim
Operator 2 :
Sawid
Mekanik :
Carsam
Job Description:
1.
Direktur Utama berwenang untuk
memberikan instruksi-instruksi pekerjaan dan bersama direktur membuat program
kerja kepada direktur dan menerima laporan hasil pekerjaan dari direktur.
Direktur utama juga berkewajiban menyediakan dana untuk digunakan sebagai
sumber keuangan divisi pertambangan.
2.
Direktur bertugas memberikan
arahan kepada para pegawai di level yang lebih rendah sesuai dengan program
kerja yang telah ditetapkan, serta meminta laporan hasil pekerjaan. Direktur
juga bertanggung jawab atas semua pekerjaan di lapangan, termasuk mengenai
pengaturan keuangan.
3. Pelaksana administrasi
bertugas membuat pembukuan mengenai pembelian sarana dan prasarana terkait
pekerjaan di lapangan dan membukukan arus kas masuk. Pelaksana administrasi
juga bertugas melakukan kegiatan adminstratif (surat
4. Pelaksana lapangan 1
bertugas mengatur dan mengawasi kegiatan penambangan di daerah tambang dan
melaporkan setiap kegiatan yang dilakukan oleh para pekerja lain kepada
direktur.
5. Pelaksana lapangan 2
bertugas mengatur dan mengawasi pembuatan infrastruktur seperti jalan dan
tempat tinggal bagi para pekerja.
6. Mekanik bertugas memperbaiki
alat-alat berat yang mengalami kerusakan dan mengontrol secara periodik alat
berat yang digunakan.
7. Operator bertugas
mengoperasikan alat berat.
Analisa Jaringan
Komunikasi PT. PAS
Dalam menganalisa jaringan komunikasi pada PT. PAS
digunakan wawancara sebagai metode untuk mendapatkan informasi mengenai hal-hal
yang berhubungan dengan jaringan komunikasi. Sumber informasi untuk mendapatkan
data dalam analisa jaringan adalah para pemegang jabatan pada struktur
organisasi yang tertera di atas melalui tatap muka secara langsung maupun
menggunakan media seperti telepon. Data yang diperoleh dipetakan menjadi matriks
berikut ini:
|
|
Dirut
|
Dir
|
P.Adm
|
P.Lap 1
|
P.Lap 2
|
Mek
|
Op 1
|
Op 2
|
|
Dirut
|
-
|
V
|
|
|
|
|
|
|
|
Dir
|
V
|
-
|
V
|
|
|
|
|
|
|
P.Adm
|
|
V
|
-
|
|
|
|
|
|
|
P.Lap1
|
|
V
|
|
-
|
|
|
|
|
|
P.Lap 2
|
|
V
|
|
|
-
|
|
|
|
|
Mek
|
|
V
|
|
|
|
-
|
|
|
|
Op 1
|
|
V
|
|
|
|
|
-
|
|
|
Op 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Berdasarkan
matriks tersebut, jaringan komunikasi di PT. PAS dipetakan menjadi sebagai
berikut:
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||||
 |
|||
 |
|||
Keterangan:
|
Dirut : Direktur Utama
|
|
Dir : Direktur
|
|
P.Adm : Pelaksana Administrasi
|
|
P.Lap 1:
Pelaksana Lapangan 1
|
|
P.Lap 2:
Pelaksana Lapangan 2
|
|
Mek : Mekanik
|
|
Op 1 : Operator 1
|
|
Op 2 : Operator 2
|
|
Op 3 : Operator 3
|
Berdasarkan peta
sosiometrik dapat kita amati siapa yang lebih sering terlibat dalam komunikasi
dalam organisasi. Terdapat dua orang yang mempunyai intensitas tinggi dalam
melakukan komunikasi, yaitu direktur dan pelaksana lapangan 1. Direktur utama
lebih sering berkomunikasi dengan direktur saja. Sedangkan pelaksana
administrasi dan pelaksana lapangan 2 lebih sering berkomunikasi dengan anggota
kliknya. Pelaksana lapangan 1 berkomunikasi hampir dengan semua anggota
organisasi, namun tidak sering berkomunikasi dengan direktur utama. Mekanik
berkomunikasi dengan direktur, para operator, dan pelakasana lapangan 1. Hal
ini memang disebabkan oleh kepentingan dalam berkomunikasi. Mekanik lebih
sering berkomunikasi dengan para operator karena pekerjaan mengharuskannya
berlaku seperti itu. Namun hal ini juga tidak sepenuhnya efektif, karena
mekanik seharusnya juga lebih intens berkomunikasi dengan anggota lainnya.
Anggota organisasi
yang sedikit mengadakan komunikasi adalah pelaksana administrasi dan pelaksana
lapangan 2. Pelaksana administrasi mendapatkan informasi hanya dari direktur,
pelaksana lapangan 1, dan pelaksana lapangan 2. Hal ini akan menjadikan aliran
informasi menjadi tidak efektif karena pelaksana administrasi menduduki posisi
yang cukup penting terkait dengan pembukuan semua sarana dan prasarana yang
dimiliki oleh perusahaan. Seharusnya pelaksana administrasi lebih sering
berinteraksi dengan anggota organisasi lainnya sebagai bentuk cross check antara pembukuan dengan
kenyataan di lapangan. Sehingga data yang dibukukan akan lebih akurat.
Direktur utama
sebagai pemimpin puncak pada PT.PAS Divisi Pertambangan juga sangat sedikit
melakukan komunikasi dengan anggota lainnya. Sumber informasi utama bagi
direktur utama hanya direktur. Hal ini juga berlaku bagi anggota lain.
Konsekuensinya adalah direktur memikili beban komunikasi yang berat, karena
semua informasi dari bawahannya diterima oleh direktur sendiri. Dengan kata
lain aliran informasi organisasi terblok pada satu orang saja. Hal ini akan
menyebabkan aksesibilitas para anggota satu dengan yang lainnya rendah, karena
informasi dialirkan oleh direktur saja. Meskipun menurut keterangan yang
diperoleh dari hasil wawancara, tidak semua informasi hanya dialirkan kepada
direktur saja. Namun apabila terjadi masalah, akan cepat tertangani karena
tidak banyak pihak yang terlibat dalam pembuatan keputusan. Keputusan yang
dibuat oleh direktur didiskusikan terlebih dahulu dengan direktur utama dan
anggota lain yang terkait.
Gambar peta
sosiometrik juga menunjukkan bagaimana aliran informasi PT.PAS divisi
pertambangan. Apabila dilihat dari aliran informasi dan bagian-bagian yang menempati
struktur jaringan komunikasi, maka PT.PAS mempunyai struktur roda. Hal ini dikarenakan adanya anggota dalam struktur
organisasi yang menempati posisi sentral sebagai penerima informasi dari semua
anggota organisasi lainnya. Anggota organisasi ini juga sekaligus berperan
sebagai penyebar informasi ke
bagian-bagian lain. Secara keseluruhan posisi ini ditempati oleh direktur. Dari
gambar juga bisa dilihat bahwa terdapat dua klik. Pertama ditempati oleh Dir, P.Lap
1, .Lap 2, dan P.Adm. Klik kedua mempunyai anggota Dir, Op 1, Op 2, Op 3, dan
Mek. Masing-masing anggota klik (baik klik 1 dan 2) dapat berhubungan satu sama
lain tanpa melalui penghubung. Dari gambar kita juga bisa melihat bahwa
direktur menempati posisi sebagai penjaga gawang (gate keeper) yang berperan sebagai pengendali arus informasi yang
disebarkan melalui sistem.
Dari gambar kita
juga dapat melihat adanya penyendiri, yaitu seseorang yang hanya melakukan
sedikit mengadakan kontak dengan anggota kelompok lainnya. Posisi ini ditempati
oleh direktur utama yang hanya berkomunikasi dengan direktur. Menurut
keterangan yang diperoleh dari sumber informasi, direktur utama memang bukan
tidak sama sekali melakukan kegiatan komunikasi dengan anggota kelompok
lainnya, namun apabila ada hal yang sangat penting, direktur utama akan
mengadakan komunikasi dengan yang terkait.
Jembatan ditempati
oleh pelaksana lapangan 1. Hal ini bisa kita lihat dari intensitas komunikasi
yang dilakukannya. Pelaksana lapangan 1 memiliki sejumlah kontak yang menonjol
dalam kontak antarkelompok bila dibandingkan dengan anggota lainnya. Misalnya,
pelaksana lapangan 1 mangadakan komunikasi dengan direktur dan anggota klik
lainnya (mekanik, operator 1, operator 2, operator 3). Hal ini tidak dilakukan
oleh anggota lainnya yang melakan komunikasi hanya dengan direktur maupun
dengan anggota sesama klik.
Komunikasi ke atas pada PT. PAS dapat
dilihat dari proses penyampaian pesan dan informasi dari bawahan yang bisa
disalurkan secara langsung kepada atasan tanpa harus menunggu perintah ataupun
aliran informasi dari atasannya. Hal ini berlaku pada hubungan komunikasi
antara direktur utama dengan direktur. Direktur dapat sewaktu-waktu menghubungi
atau mengalirkan informasi kepada direktur utama, baik secara periodik maupun
komunikasi harian. Begitu juga dengan pegawai pada tingkat hierarki yang lebih
rendah. Namun tidak semua bawahan dapat mengalirkan informasi ke direktur
utama. Apabila terdapat hal-hal yang akan disampaikan kepada direktur utama,
semua bawahan dapat mengalirkan informasi melalui direktur. Hal ini tidak hanya
disebabkan intensitas hubungan komunikasi mereka yang rendah saja tetapi juga
secara struktur, direktur berwenang untuk mendapatkan informasi secara langsung
dari bawahannya. Informasi yang didapat oleh direktur dari bawahan akan
disampaikan ke direktur utama apabila direktur merasa informasi itu memang
perlu untuk disalurkan. Begitu juga apabila direktur utama akan menyampaikan
hal-hal penting kepada para bawahan. Pengaliran informasi dari direktur utama
kepada para bawahan juga melalui direktur, tidak secara langsung menghubungi
atau menanyakan kepada para bawahan secara perseorangan. Hal ini sekaligus
menegaskan posisi direktur sebagai penjaga gawang (gate keeper) karena berwenang mendapatkan dan menerima serta menyebarkan
informasi dari seluruh anggota organisasi.
Arus komunikasi
pada PT. PAS juga merupakan komunikasi
ke bawah. Hal ini bisa dilihat dari adanya aliran informasi dari tingkat
hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Namun seperti halnya
komunikasi ke atas PT. PAS, pihak bawahan hanya memberikan informasi dan pesan
kepada direktur. Informasi dari direktur kemudian dialirkan ke tingkat hierarki
yang lebih rendah. Apabila terdapat hal-hal penting yang harus disampaikan oleh
direktur utama kepada bawahan, direktur utama secara langsung menghubungi para
bawahan dengan melalui direktur terlebih dahulu, dan oleh direktur dihubungkan
kepada para bawahan. Namun hal ini jarang terjadi, dan terjadi apabila ada
permasalahan yang benar-benar penting dan mendesak. Jadi sumber informasi utama
pada PT. PAS tetap saja direktur. Tingkat hierarki yang lebih rendah memperoleh
pesan dan informasi dari direktur.
Pada PT. PAS juga
terdapat komunikasi horizontal. Hal
ini terutama terjadi pada struktur hierarki tingkat bawah. Misalnya komunikasi
yang dilakukan oleh pelaksana administrasi dengan pelaksana lapangan untuk
menghasilkan koordinasi yang efektif. Komunikasi ini terkait dengan kegiatan
administratif berupa pembukuan pembayaran dan pembelanjaan yang dilakukan oleh
para pekerja di lapangan yang dikelola oleh pelaksana lapangan. Begitu juga
komunikasi yang terjadi di antara mekanik dan para operator. Hal ini dilakukan
terkait dengan pekerjaan penambangan di lapangan dan apabila terjadi kerusakan
pada alat-alat yang digunakan dalam penambangan. Sehingga tercipta koordinasi
yang baik dan dapat dengan cepat masalah yang dihadapi.
Komunikasi lintas saluran juga terdapat
pada PT. PAS. Hal ini bisa dilihat pada komunikasi yang dilakukan antara pelaksana
lapangan dengan operator. Komunikasi lintas saluran tersebut dilakukan sebagai
bentuk koordinasi kerja agar apa yang dilakukan masing-masing bagian sudah
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya apabila ada kerusakan
pada mesin atau alat berat, operator segera memberitahukan kepada pelaksana
lapangan agar pekerjaan di lapangan tidak terganggu akibat rusaknya alat berat.
No comments:
Post a Comment